Je checkt je mailbox vandaag zo'n 77 keer - en dat is best raar

Onze relatie met mail is dom, ongezond en niet productief

Goedemorgen,

De afgelopen weken heb ik veel nagedacht over email. Ik kwam tot de conclusie dat we op een aparte (en weinig productieve) manier omgaan met ons digitale postvakje.

Elke dag besteden we namelijk zo’n 2,5 tot 3 uur aan het beantwoorden en versturen van mails. Als je dat omrekent naar een volle werkweek, gaan twee werkdagen per week op aan e-mail. Dat is heel erg zonde van de tijd.

Waarom zijn we zoveel tijd kwijt met mail? Ten eerste: we krijgen veel mails binnen. De gemiddelde kenniswerker ontvangt per dag 126 mails (en stuurt er zo’n 40). Maar dat we zo veel mails ontvangen is niet het grootste probleem. Het is vooral onze omgang met de mailbox die funest blijkt.

Een laptop-gebruiker checkt zijn mailbox gemiddeld 77 keer per dag. Dat komt omdat 80 procent van de kenniswerkers zijn mailbox altijd open heeft staan, waardoor hij mailtjes altijd binnen ziet komen.

Het zijn volgens mij bizarre cijfers: 3 uur per dag mailen, 77 keer per dag je mailbox openen.

Mail zou je - met een beetje fantasie - digitale post kunnen noemen. Wie zou de hele dag voor zijn fysieke postvakje zitten wachten op de postbode, omdat hij die dag een bericht van collega's of een klant verwacht? Zo’n werknemer zouden we toch een beetje gek noemen. Of in de woorden van Maxima: een beetje dom.

Daarom schreef ik een stukje, waarin ik een paar tips deel om slimmer te mailen. Dit zijn de belangrijkste tips:

1: Laat je mailbox vaker met rust
Kies een aantal vaste momenten per dag om met je mail bezig te zijn. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om rond tien uur, na de lunch en aan het einde van de dag de mailbox te openen. Geen e-mail openen voor 10.00 heeft een belangrijk voordeel. Als je de eerste 60-120 minuten van de dag zonder onderbrekingen van e-mail werkt, heb je een uur of twee om aan je eigen prioriteiten te werken.

2: Zet mail-meldingen uit
Voorkom dat je wordt afgeleid door inkomende e-mails. Als je een e-mail van je collega, klant of baas ziet binnenkomen, is het moeilijk om die mail met rust te laten. Daarom is het handiger om alle e-mail-meldingen op je computer en telefoon uit te schakelen, zodat je niet afgeleid wordt. Elke melding die je ontvangt is een afleiding van je prioriteiten, waarna het zo’n elf minuten duurt om je weer te kunnen focussen. Zonde!

3: Gebruik handige email-tools
Gelukkig zijn er email-tools die je helpen om productiever te worden: Inbox when ready voor Gmail en Boomerang voor Outlook. Deze tools zorgen ervoor dat je geen nieuwe mailtjes ziet binnenkomen, behalve op de daarvoor bestemde tijden (bijvoorbeeld om 10.00, 13.00 en 17.00). Zo voorkom je afleiding en verover je je focus terug van je mailbox.

Deze tools zijn niet gratis, want ze kosten een euro of vijf per maand. Op dit moment brengen we 2,5 tot 3 uur per dag door in onze mailbox. Als we dat terugbrengen nog maar 1 tot 1,5 uur per dag, winnen we daar veel tijd mee. Sterker nog: het levert je elke werkweek een extra werkdag op. Daarom vind ik het de investering meer dan waard.

Zeg nou zelf: voor vijf euro per maand een extra werkdag per week…. dat is een aanbod dat je niet kan wijgeren.

In ander nieuws….

• Rob Jetten, Steven Berghuis, Geert Wilders, Zlatan Ibrahimović, Louis van Gaal en Tunahan Kuzu willen graag je aandacht voor alle aandacht die er steeds is voor peilingen. (Oke, toegegeven, ik gebruikte AI om een deepfake te maken van deze politici, voetballers en coach. Omdat ik me zorgen maak over de hoeveelheid aandacht die er is voor peilingen, in plaats van voor de inhoud.)

• De nieuwe telefoon zit niet in je broekzak, maar is een speld die je op je jasje knoopt. Vet handig, want dan ben je nooit meer offline en kan Mark Zuckerberg meeluisteren met al je gesprekken.

• Onze overheid overweegt om gebruik van ChatGPT en Midjourney te verbieden voor ambtenaren, want er zijn zorgen over privacy en gegevensbescherming. Trots op dit digitaal leiderschap (mag ook wel eens gezegd worden).

• Dit zijn volgens Google 10 handige tools om als schrijver eens te proberen als je 'iets met AI' wil doen.

• Zo voorkom je dat ChatGPT ongevraagd de teksten op je website gebruikt. Het is natuurlijk bizar dat je moeite moet doen om je auteursrecht gewaarborgd te krijgen, maar fijn dat er nu een tool voor is.

• Elon Musk wist al over defecten in autopilot van Tesla, maar verkocht de auto toch, want gaf niks om de veiligheid van gebruikers. Wel handig dat hij nu eigenaar is van een social media bedrijf, dat gaat vast veel beter.

• Ondertussen adverteert zelfs Paris Hilton niet meer op Twitter.

• Neurologen hebben nu bewezen wat we allemaal eigenlijk al wisten: Zoom-en is vermoeiend.

• De iPhone 5 is duizend keer sneller dan de computer in de Apollo waarmee de eerste maanlanding werd gerealiseerd. One small screen for man, but a giant leap for mankind…. (via Michiel Schwarz)

• En daar is…. de e-nose.

Beste van het web (via The New Yorker)

Fijne dag,

Aaron

PS: Je mag deze nieuwsbrief doorsturen naar vrienden en/of kennissen, mijn boeken kan je gewoon online bestellen en je kan me in de analoge, fysieke wereld uitnodigen om iets te vertellen over digitale etiquette, productiviteit of AI.